Confidentialité

Politique de confidentialité

La Ville de Victoriaville s’engage à déployer les moyens nécessaires afin de protéger la confidentialité et la sécurité de vos renseignements personnels.

Cette politique vous concerne. Elle décrit la manière dont nous recueillons, utilisons et communiquons vos renseignements personnels. Elle explique aussi comment vous pouvez demander accès
à ces renseignements ou les faire rectifier, lorsque cela est nécessaire.

Lorsque vous nous fournissez des renseignements personnels via notre site Web après avoir pris connaissance de cette politique, vous consentez à ce que nous les utilisions et communiquions de la manière
décrite.

Comment

Lorsque vous naviguez sur notre site Web ou communiquez avec nous, nous recueillons certains renseignements qui vous concernent et qui nous permettent de vous identifier.

Quoi

Nous recueillons des renseignements qui permettent de vous identifier, des renseignements d’achat et des renseignements concernant votre utilisation de nos services.

Pourquoi

Pour mieux vous servir, répondre à vos questions, traiter vos demandes et administrer notre site Web.

Qui d’autre : des fournisseurs qui nous aident à traiter des paiements ou à communiquer avec vous auront accès à certains renseignements.

Où

Nous sommes situés au Québec, mais certains de nos fournisseurs peuvent avoir accès à vos renseignements à l’extérieur du Québec.

Vos droits

Vous avez le droit de demander l’accès ou la rectification de ces renseignements en nous écrivant.

Votre consentement

Vous avez le droit de retirer votre consentement en tout temps, mais cela peut nous empêcher de continuer à vous servir.

Qu’entend-on par « renseignement personnel »?

Un « renseignement personnel » peut, à lui seul ou avec d’autres informations, permettre de vous identifier, de vous localiser ou d’entrer en contact avec vous.
Comment recueillons-nous vos renseignements personnels?

Nous recueillons vos renseignements personnels lorsque vous :

• téléphonez afin d’obtenir des services municipaux et que certains renseignements sont
  nécessaires au traitement de votre demande;
• envoyez un courriel pour les mêmes motifs;
• remplissez un formulaire dans le cadre d’un programme de subvention, d’une demande de
  permis ou d’un certificat;
• procédez à une inscription pour une activité.

Quels renseignements recueillons-nous et pourquoi?

Nous recueillons les renseignements personnels nécessaires à la fourniture des services que nous offrons et à la conduite de nos activités. Ceux-ci sont utilisés notamment pour :

• vous fournir les services offerts par les différents services municipaux;
• communiquer avec vous au moyen desdits renseignements;
• traiter votre candidature aux postes que nous affichons;
• améliorer les services que nous offrons;

Lorsqu’un renseignement personnel est demandé, une mention est faite à savoir si vous êtes dans l’obligation ou non de le fournir et de l’impact d’un refus.

À qui communiquons-nous vos renseignements personnels?

Nous ne louons, ni ne vendons, ni n’échangeons les renseignements personnels (par exemple le nom, l’adresse, le numéro de téléphone, l’adresse courriel, numéros de cartes de crédit, etc.) que
nous recueillons.

Nous communiquons à des tiers vos renseignements personnels à votre demande ou avec votre consentement. Nous pouvons également transmettre à des tiers des renseignements personnels,
sans votre consentement dans certains cas prévus par la Loi.

Dans le cadre de nos activités, nous pouvons également avoir à confier des renseignements personnels à des tiers mandatés pour exécuter certaines tâches en notre nom. Dans un tel cas,
nous employons tous les moyens appropriés pour que ceux-ci soient collectés, utilisés, conservés et détruits d’une manière respectant le cadre réglementaire auquel nous sommes assujettis.

Où vos renseignements sont-ils hébergés?

Nous hébergeons et traitons vos renseignements personnels au Québec. Dans certaines circonstances, ils peuvent être hébergés à l’extérieur du Québec, là où nous engageons des
fournisseurs de services tiers.

Vos renseignements personnels pourraient être communiqués dans des pays autres que votre pays de résidence, lesquels peuvent avoir des règles de protection des renseignements personnels
différentes. Ils sont soumis aux lois du pays dans lequel ils se trouvent et peuvent faire l’objet d’une communication aux gouvernements, aux tribunaux ou aux organismes d’application de la loi
ou de la réglementation du pays en question.

Toutefois, nos pratiques concernant vos renseignements personnels demeurent en tout temps régies par cette politique et les lois québécoises applicables en matière de protection des
renseignements personnels.

Combien de temps conservons-nous vos renseignements personnels?

Nous conserverons vos renseignements personnels aussi longtemps que nécessaire aux fins décrites dans cette politique, pour nous conformer à nos obligations légales, régler les différends et conclure des ententes avec nos clients ou partenaires.

Nous supprimons les renseignements personnels obsolètes ou inutiles, par exemple, si vous nous indiquez que vous cessez d’utiliser définitivement nos services. Vous pouvez en tout temps demander la rectification ou la suppression de renseignements, en apprendre plus ici.

Comment protégeons-nous vos renseignements personnels?

Mesures
Nous avons mis en place des mesures de protection physiques, administratives et techniques pour protéger la confidentialité et la sécurité des renseignements personnels que nous détenons, notamment pour prévenir les accès non autorisés.

Nos serveurs sont également gérés par un tiers spécialisé.

En cas d’incident impliquant des renseignements personnels, nous avons un plan. Il prévoit que nous aviserons les autorités et les personnes concernées lorsqu’un tel incident présente un risque de préjudice sérieux et que nous mettrons en place des mesures pour limiter les conséquences négatives.

Limitation des accès
Seul le personnel autorisé et qualifié ayant besoin de consulter vos renseignements personnels dans l’exercice de ses fonctions y a accès. De plus, les comptes employés et l’accès aux serveurs sont soumis à la double authentification.

Avertissement
Toutefois, aucune mesure de sécurité n’est absolue ou entièrement garantie. Si vous avez des raisons de croire que votre interaction avec nous n’est plus sécurisée (par exemple, si vous pensez que la sécurité des renseignements que vous nous avez fournis a été compromise), veuillez nous contacter immédiatement.

Quand est-ce que cette politique ne s’applique pas?

Cette politique ne s’applique pas aux sites Web exploités par des tiers sur lesquels nous n’avons aucun contrôle. Si vous suivez un lien vers un site tiers (par exemple, pour vous inscrire à un
événement), la politique de confidentialité de ce site tiers s’appliquera. Nous ne sommes pas responsables de leurs politiques, procédures ou pratiques en matière de protection des
renseignements personnels. Nous vous invitons à prendre connaissance de ces politiques avant de soumettre des renseignements personnels à ces sites tiers.

Quels sont vos droits concernant les renseignements personnels?

Accès, suppression et rectification
Vous pouvez accéder aux renseignements personnels que nous détenons à votre sujet et, s’il y a lieu, demander des rectifications, selon ce que la loi permet ou exige. Vous pouvez aussi demander la suppression d’un renseignement périmé ou non justifié, ou formuler par écrit des commentaires.

Toutefois, pour que les renseignements personnels que nous détenons à votre sujet soient exacts et à jour, veuillez nous informer sans tarder de tout changement.

À votre demande, et à moins que cela ne soulève des difficultés pratiques sérieuses, nous pouvons vous communiquer un renseignement personnel informatisé dans un format technologique structuré et couramment utilisé.

Retrait de votre consentement

Vous pouvez également retirer votre consentement à l’utilisation et à la communication des renseignements personnels recueillis. Par contre, il se pourrait que nous ne soyons plus en mesure de vous offrir certains services. Pour exercer vos droits, écrivez-nous à l’adresse greffe@victoriaville.ca

Pour en savoir plus sur les droits que vous confèrent les lois québécoises qui protègent votre vie privée, vous référer au site Légis Québec.

Comment nous contacter?

Pour toute question ou tout commentaire au sujet de cette politique ou de la protection de vos renseignements personnels, veuillez communiquer avec un Responsable de la protection des renseignements personnels aux coordonnées suivantes :

Me Rosane Roy, directrice du Service juridique et greffière
Me Roxane Paradis, coordonnatrice du Service juridique et assistante-greffière

Hôtel de ville
Division du greffe
1, rue Notre-Dame Ouest, C.P. 370
Victoriaville (Québec) G6P 6T2

Téléphone : 819 758-1571

Les Responsables de la protection des renseignements personnels s’occupent de répondre aux demandes d’accès ou de rectification, d’information et à toute plainte que vous pourriez avoir relativement à nos pratiques à l’égard de vos renseignements personnels.

Allons-nous mettre à jour cette politique?

Si nous apportons des changements importants à cette politique, par exemple, pour nous conformer aux nouvelles exigences de la loi, nous vous aviserons un mois à l’avance afin que vous puissiez faire un choix éclairé quant à votre utilisation de nos services. Nous mettrons la nouvelle version à votre disposition sur le site Web, en indiquant la date de la dernière mise à jour. Si vous nous avez fourni vos coordonnées, nous vous transmettrons un avis de modification.

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